Rechtliches

Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der KlickPilot Website, Plattform und Browser-Erweiterung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die Wapps GmbH, Kollingerfeld 9, 4563 Micheldorf, Österreich. Datenschutz- und allgemeine Anfragen können an office@wapps.studio gerichtet werden. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht vorliegen.

2. Rolle von Wapps und Kunden

Für Websitebetrieb, Vertragsverwaltung, Abrechnung, eigene Kommunikation, Sicherheit und Produktadministration handelt die Wapps GmbH grundsätzlich als Verantwortlicher. Bei der Verarbeitung von Kundeninhalten, Prozessdaten, Screenshots, Anleitungen und Workspace-Inhalten handelt die Wapps GmbH grundsätzlich als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden, soweit der Kunde über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Der Kunde bleibt in diesem Bereich insbesondere gegenüber seinen Nutzern, Mitarbeitern, Kunden oder sonstigen betroffenen Personen verantwortlich.

3. Allgemeine Hinweise und Datenquellen

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von klickpilot.at, bei der Nutzung von app.klickpilot.at, bei der Verwendung der KlickPilot Chrome Extension sowie bei der Kommunikation mit uns. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht und dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Wenn Kunden Nutzer zu einem Workspace einladen, können wir personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Organisation und Workspace-Zugehörigkeit vom jeweiligen Kunden oder Workspace-Administrator erhalten.

4. Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für Registrierung, Vertragsabschluss, Nutzung der Plattform, Abrechnung, Sicherheit und Support erforderlich. Ohne diese Daten können wir die jeweiligen Funktionen oder Leistungen nicht oder nur eingeschränkt bereitstellen. Die Bereitstellung optionaler Daten ist freiwillig.

5. Website, Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem, Statuscode und übertragene Datenmenge. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer sicheren, stabilen und performanten Bereitstellung der Website. Die Website wird bei Vercel gehostet. Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Verbesserung unseres Angebots setzen wir auf der Website zudem eine cookielose Reichweitenmessung unseres Hosting-Anbieters ein. Dabei werden Seitenaufrufe und Interaktionen ausschließlich in aggregierter, anonymisierter Form ausgewertet; es werden keine Cookies gesetzt, keine dauerhaften Kennungen gespeichert und keine besucherübergreifenden Profile gebildet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der statistischen Auswertung der Websitenutzung.

6. Cookies und lokale Speichertechnologien

Wir setzen technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien ein, soweit dies für Sicherheit, Seitendarstellung, Spracheinstellungen, Session-Verwaltung oder gewünschte Funktionen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist § 165 Abs. 3 TKG 2021 sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nicht notwendige Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.

7. Nutzung der KlickPilot Plattform

Bei Registrierung und Nutzung von KlickPilot verarbeiten wir Daten, die für Bereitstellung, Sicherheit, Abrechnung und Support der Software-as-a-Service-Plattform erforderlich sind. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Workspace-Zugehörigkeit, Rollen, Berechtigungen, Login- und Sicherheitsdaten, Nutzungs- und Ereignisprotokolle sowie technische Geräte- und Browserinformationen gehören. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Authentifizierungs-, E-Mail-Änderungs-, Team- und Onboarding-Einladungs-E-Mails setzen wir Brevo GmbH als E-Mail-Dienstleister ein. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle und Einladungsinhalt verarbeitet werden.

8. Kundeninhalte, Screenshots und Prozessdaten

KlickPilot verarbeitet Kundeninhalte, die Kunden oder Nutzer in der Plattform erstellen, hochladen oder erfassen. Dazu können Anleitungen, Texte, Dateien, Screenshots, Klicks, Prozessschritte, Markierungen, Freigabelinks, Workspace-Strukturen und Metadaten gehören. Kunden sind dafür verantwortlich, dass über KlickPilot nur Inhalte verarbeitet werden, für die eine ausreichende Rechtsgrundlage und Berechtigung besteht. Sensible Daten, Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten Dritter sollten nur verarbeitet werden, wenn dies rechtmäßig, erforderlich und organisatorisch freigegeben ist.

9. Chrome Extension

Die KlickPilot Chrome Extension dient dazu, Arbeitsabläufe im Browser zu erfassen und an den jeweiligen Workspace zu übertragen. Die Erfassung erfolgt nur, wenn Nutzer eine Aufnahme aktiv starten. Beim ersten Start fragt Chrome nach Zugriff auf normale HTTP- und HTTPS-Webseiten, damit die Aufnahme auch über Seitenwechsel hinweg fortgesetzt werden kann.

Während einer Aufnahme können insbesondere der aktive Tab, Seitentitel, URLs, Klicks, Klickpositionen, Screenshots, Elementinformationen und vom Nutzer aktiv erfasste Prozessinformationen verarbeitet werden. Passwortfelder und vergleichbar sensible Eingabefelder sollen nicht als Klartext gespeichert werden. Nutzer können Aufnahmen pausieren, beenden und Inhalte vor Veröffentlichung prüfen und bearbeiten.

Über die Extension erhobene Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung, Absicherung und zuverlässigen Ausführung der beschriebenen Aufnahme- und Dokumentationsfunktion verwendet. Sie werden nicht verkauft, nicht für personalisierte Werbung genutzt und nicht an Datenhändler weitergegeben. Ein menschlicher Zugriff erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung für eine konkrete Supportanfrage, wenn dies für Sicherheitszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist, oder auf aggregierte und anonymisierte Daten für interne Betriebszwecke. Die Nutzung entspricht den Limited-Use-Anforderungen der Chrome Web Store User Data Policy.

10. Optionale KI-Funktionen

Wenn ein Nutzer die optionale KI-Überarbeitung einer Anleitung aktiv startet, werden die dafür erforderlichen Kundeninhalte an Scaleway als Infrastruktur- und KI-Dienstleister übermittelt. Dazu können Titel, Beschreibungen, Schritttexte, ausgewählte Screenshots und technische Metadaten der Anleitung gehören.

Die Verarbeitung erfolgt mit einem Open-Weight-Modell in der Scaleway-EU-Cloud in Frankreich. Die dafür übermittelten Daten bleiben innerhalb der Europäischen Union und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Sie werden ausschließlich zur Erstellung des angeforderten Überarbeitungsvorschlags verarbeitet. Nutzer prüfen den Vorschlag und entscheiden selbst, welche Änderungen übernommen werden; es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Scaleway wendet für Standardanfragen grundsätzlich eine Zero Data Retention Policy an. Nur in seltenen Fehler-, Missbrauchs- oder Sicherheitsfällen können betroffene Anfrageinhalte nach den veröffentlichten Scaleway-Vorgaben vorübergehend für die Analyse gespeichert werden, höchstens bis zu zwei Wochen.

Soweit die Inhalte personenbezogene Daten enthalten, richtet sich die Rollenverteilung nach dem jeweiligen Nutzungskontext und dem mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Scaleway wird als Unterauftragsverarbeiter nach den dafür geltenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben eingesetzt.

11. Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Pläne können Zahlungs- und Abrechnungsdaten durch einen externen Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister verarbeitet werden. Dazu können Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, Steuerinformationen, Planinformationen, Zahlungsstatus und Zahlungsreferenzen gehören. Vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern werden in der Regel direkt durch den Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht von uns gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Zahlungsabwicklung.

12. Kontakt und Support

Wenn Sie uns per E-Mail, über das Kontaktformular oder über andere Kontaktwege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Organisation, ausgewähltes Thema, Inhalt der Anfrage, technische Supportinformationen und Kommunikationsverlauf gehören. Rechtsgrundlagen sind je nach Anfrage Vertragserfüllung, vorvertragliche Maßnahmen oder unser berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation.

Kontaktformular-Anfragen werden über die Transaktions-E-Mail-API der Brevo GmbH an unser Postfach übermittelt. Die angegebene E-Mail-Adresse wird dabei als Antwortadresse verwendet, damit wir direkt auf die Anfrage antworten können. Das Formular verwendet zur einfachen Missbrauchsprävention ein Honeypot-Feld, eine kurze Mindest-Ausfüllzeit und eine Rechenaufgabe. Dafür wird kein externer Captcha-Dienst eingebunden und kein zusätzliches Cookie gesetzt.

Wenn Sie während der finalen Freigabephase eine Launch-Benachrichtigung anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich, um Sie einmalig über die öffentliche Verfügbarkeit von KlickPilot zu informieren. Die Anfrage wird ebenfalls über die Transaktions-E-Mail-API der Brevo GmbH an unser Postfach übermittelt. Zum Schutz dieses öffentlichen Formulars vor automatisiertem Missbrauch setzen wir Cloudflare Turnstile ein. Dabei können technische Verbindungs-, Geräte- und Browserdaten sowie ein kurzzeitig gültiger Prüftoken durch Cloudflare verarbeitet werden. Eine Nutzung der E-Mail-Adresse für allgemeine Werbe-E-Mails erfolgt nicht.

13. Auftragsverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, betroffene Personen, Weisungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die konkrete Liste eingesetzter Unterauftragsverarbeiter ist in Anhang 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags enthalten, der unter klickpilot.at/avv abrufbar ist, und wird dort nach den vertraglichen Vorgaben aktualisiert.

14. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen an der Dokumentation, Rechtsverteidigung, Sicherheit oder Missbrauchsprävention bestehen.

Server-Logfiles
regelmäßig kurzfristig, typischerweise bis zu 30 Tage, außer bei Sicherheitsvorfällen
Account- und Vertragsdaten
für die Dauer des Vertrags und anschließend nach gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen
Workspace- und Kundeninhalte
bis zur Löschung durch den Kunden oder nach Vertragsende gemäß AVV, AGB oder technischer Löschroutine
Transaktions-E-Mail- und Zustelldaten
solange dies für Versand, Zustellkontrolle, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention oder berechtigte Nachweisinteressen erforderlich ist; anschließend nach den vereinbarten Löschfristen des E-Mail-Dienstleisters
Sicherungskopien
für einen begrenzten technischen Wiederherstellungszeitraum
Supportanfragen
für die Dauer der Bearbeitung und danach nach berechtigten Nachweisinteressen
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten
7 Jahre nach den österreichischen Aufbewahrungspflichten, sofern keine längere Pflicht gilt

Datenart	Speicherdauer oder Kriterien
Server-Logfiles	regelmäßig kurzfristig, typischerweise bis zu 30 Tage, außer bei Sicherheitsvorfällen
Account- und Vertragsdaten	für die Dauer des Vertrags und anschließend nach gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen
Workspace- und Kundeninhalte	bis zur Löschung durch den Kunden oder nach Vertragsende gemäß AVV, AGB oder technischer Löschroutine
Transaktions-E-Mail- und Zustelldaten	solange dies für Versand, Zustellkontrolle, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention oder berechtigte Nachweisinteressen erforderlich ist; anschließend nach den vereinbarten Löschfristen des E-Mail-Dienstleisters
Sicherungskopien	für einen begrenzten technischen Wiederherstellungszeitraum
Supportanfragen	für die Dauer der Bearbeitung und danach nach berechtigten Nachweisinteressen
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten	7 Jahre nach den österreichischen Aufbewahrungspflichten, sofern keine längere Pflicht gilt

15. Empfängerkategorien und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten können an Empfängerkategorien weitergegeben werden, die uns bei Betrieb und Bereitstellung unterstützen. Dazu zählen insbesondere Hosting- und Infrastruktur-Anbieter, Datenbank-, Authentifizierungs- und Speicheranbieter, E-Mail- und Kommunikationsanbieter, Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister, Analyse-, Fehlerdiagnose- und Monitoring-Anbieter, Sicherheitsdienste sowie rechtliche, steuerliche oder behördliche Empfänger, soweit dies erforderlich ist. Derzeit setzen wir insbesondere folgende Anbieter ein: Hetzner Online GmbH (Deutschland) für das Hosting der Anwendung, Supabase mit Infrastruktur bei AWS in Frankfurt am Main für Datenbank, Authentifizierung und Speicher, Vercel für das Hosting der Website, Cloudflare für die Missbrauchsprävention bei öffentlichen Formularen, Brevo GmbH für den Versand transaktionaler E-Mails, Stripe für die Zahlungsabwicklung, Functional Software, Inc. (Sentry) für Fehlerdiagnose und Stabilitätsüberwachung sowie Scaleway (Frankreich) für optionale KI-Funktionen. Erfolgt eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, stellen wir geeignete Garantien sicher, etwa einen Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder andere zulässige Mechanismen nach der DSGVO.

16. Datensicherheit und Zugriff auf Kundeninhalte

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Transportverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskonzepte, Trennung von Kundendaten, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Überprüfung technischer Schutzmaßnahmen. Kundeninhalte und Datenbankdaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert, derzeit in Deutschland und in Frankfurt am Main. Zugriff auf Kundeninhalte erfolgt nur durch berechtigte Personen und nur soweit dies für Support, Sicherheit, Wartung, Fehleranalyse, Vertragserfüllung oder rechtliche Pflichten erforderlich ist.

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO durch. Automatisch erzeugte Inhalte in KlickPilot dienen als Arbeitshilfe und ersetzen keine eigenständige Prüfung durch den Kunden.

Ihre Rechte

Betroffene Personen können uns zur Ausübung ihrer Rechte jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten erreichen. Dazu gehören:

Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Darüber hinaus besteht das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Zuständig ist insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Anforderungen ändern oder neue Funktionen eingeführt werden. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026